Пишем регламент: рекомендации по разработке. 1. Регламенты, методики, инструкции. В системе организационно-правовой документации организации выделяются документы, определяющие порядок и методы выполнения той или иной работы: регламенты и инструкции [24], [46].
Методические рекомендации определяют общие правила оформления, Должностная инструкция составляется по каждой штатной должности, носит.
Приступая к работе по составлению методической разработки, необходимо педагог в своей работе (карточки-задания, планы уроков, инструкции для. применять сокращения слов, кроме установленных правилами русской. 1.2 Инструкция определяет основные правила подготовки, оформления. будет два нормативно- методических документа - правила составления и. 3/51 «Об утверждении методических правил по организации. порядок составления записок (на бумажном носителе или в. Методическая инструкция – документ, определяющий Правила и формулы расчета показателей инвестиционного проекта являются содержанием. об утверждении, его дата и номер, место составления, гриф утверждения.
На практике используются различные наименования этих документов: регламент, стандарт, положение, инструкция, методическая инструкция, рабочая инструкция и т. Ввиду отсутствия общепринятой терминологии мы будем пользоваться следующими рабочими определениями:. Методическая инструкция – документ, определяющий унифицированные правила и методы выполнения определенных действий (функций), независимые от исполнителей. Употребляемые синонимы: методическое руководство, методические указания, методические рекомендации, методика и т.
Регламент процесса (или просто регламент) – документ, определяющий порядок взаимодействия подразделений и работников организации в рамках определенного процесса. Употребляемые синонимы: стандарт процесса, положение о процессе, процедура и т.
Рабочая инструкция – документ, определяющий порядок выполнения отдельных или взаимосвязанных действий (функций), выполняемых конкретным подразделением или работником организации в рамках определенных процессов. Употребляемые синонимы: производственная инструкция, операционная инструкция, технологическая инструкция, инструкция и т. Поясним различия следующим примером. Допустим, речь идет об инвестиционном планировании в организации. Процесс состоит в том, что инвестиционные инициативы подразделений выражаются в стандартизированной форме инвестиционных проектов, которые после сравнительного анализа в плановом отделе поступают на рассмотрение инвестиционного комитета организации.
Правила и формулы расчета показателей инвестиционного проекта являются содержанием методической инструкции. так как не зависят (а для обеспечения сопоставимости и не должны зависеть) ни от содержания инвестиционного проекта, ни от подразделения или должности специалиста, выполняющего расчет.
Описания процессов подачи, предварительного обсуждения инвестиционной инициативы, подготовки инвестиционных проектов по установленной методике и предоставления их в плановый отдел и в инвестиционный комитет – предмет регламента. поскольку здесь речь идет о порядке взаимодействия конкретных подразделений организации, условиях перемещения документа из одного подразделения в другое, сроках прохождения документов. Выдержки из регламента, сопровождаемые изложением методов сравнительного анализа инвестиционных проектов (или ссылками на них), излагающие последовательность и методы действий работника планового отдела при сравнении поступивших инвестиционных проектов приводятся в рабочей инструкции этого работника.
На практике общий порядок выполнения процесса, методы выполнения отдельных действий, детали выполнения процесса на отдельных рабочих местах зачастую включаются в один пространный документ. Иногда это является следствием неразвитости системы внутренней документации организации, но зачастую бывает оправдано тем, что описание всех деталей процесса можно прочитать в одном документе.
Такие документы, как Положение об оплате труда или Регламент бюджетирования традиционно являют собой примеры всеобъемлющих. В крупных компаниях их объем может достигать нескольких сотен страниц. Автору по заказу одного из научно-исследовательских институтов довелось разрабатывать пространное Положение об управлении научно-исследовательскими и опытно-конструкторскими работами (НИОКР), в котором освещались терминологические вопросы, порядок инициирования, планирования, выполнения и закрытия НИОКР, вопросы правовой защиты и бухгалтерского учета результатов НИОКР, а также принципы материального стимулирования участников НИОКР и методы расчета сумм лицензионных платежей.
Недостаток такого способа изложения носит, скорее, психологический характер: сотни страниц текста с таблицами, формами, схемами, формулами и т.
угнетающе действуют на исполнителей, хотя каждого из них касается лишь небольшая часть описания процесса. К недостаткам распределения описания процесса по нескольким документам относится сложность (в отсутствие специализированных средств) отслеживания целостности комплекта документов. Под целостностью мы понимаем единство терминологии, согласованность действий (в том числе, условий, порядка и сроков), описанных в разных документах, единообразие форм документов, используемых в рамках описываемого процесса, корректность ссылок этих документов друг на друга. Итак, выбор формы описания методов и порядка выполнения работы – в значительной мере дело обычаев организации. Ввиду того, что регламентами могут быть названы документы, содержание которых весьма разнообразно, общих законодательно закрепленных требований к структуре и содержанию регламентов не имеется.
Исключение составляют административные регламенты 1. для которых имеются правила разработки и утверждения [27] (не вступили в силу на момент написания статьи) и соответствующие методические рекомендации [36]. С другой стороны, в литературе по анализу и оптимизации процессов имеются руководства, посвященные не только вопросам написания текста регламентирующих документов, но и выбору процессов для регламентации, а также их совершенствованию.
Среди таких руководств отметим книги [18], [21], [33], [39], [41]. Общие принципы разработки нормативных документов системы государственной стандартизации (ГОСТов) изложены в ГОСТ Р 1. 0-92 «Государственная система стандартизации Российской Федерации.
Основные положения» [7] и ГОСТ Р 1. 5-92 «Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов» [8]. Хорошим примером использования указанных документов применительно к разработке отраслевых стандартов в области связи являются «ПР 45. 02-97. Правила по стандартизации. Отраслевая система стандартизации. Принципы разработки нормативных документов» [28].
При разработке регламентирующих локальных нормативных актов организации указанные ГОСТы могут использоваться справочно. В настоящей статье мы сосредоточимся на рекомендациях по разработке текста регламента процесса, считая, что вопросы необходимости регламентации и оптимальности регламентируемого процесса уже решены. Отметим, что принципы регламентации процессов, о которых пойдет речь в этой статье, могут быть применены при разработке текстов договоров, особенно в той их части, где речь идет о процессах взаимодействия сторон договора. 2.
Что подлежит регламентации. Чтобы ответить правильно на поставленный вопрос, необходимо вначале определить содержание и цели регламентации процессов (ср. [37]). Под регламентацией мы будем понимать описание выполняемого организацией процесса в ее локальных нормативных актах.
Необходимо отметить, что регламентация далеко не всегда исчерпывается одним документом под названием «регламент» или «стандарт». Например, для регламентации процесса технической эксплуатации судов в судоходной компании были разработаны следующие документы:. Стандарт «Организация планового ремонта судов». Стандарт «Организация непланового ремонта судов». Стандарт «Организация технического обслуживания судов». Стандарт «Организация технического использования судов». Стандарт «Организация модернизации судов».
Стандарт «Техническая паспортизация судов». Стандарт «Мониторинг технического состояния судов». Стандарт «Стандартизация процессов технической эксплуатации судов». Положение о Службе технической эксплуатации флота. Должностная инструкция руководителя Службы технической эксплуатации флота.
Должностная инструкция Управляющего операционной группой судов. Положение о вознаграждении за услуги Управляющего операционной группой судов. а также классификаторы, справочники и соответствующие разделы других положений, инструкций и стандартов. Регламент (как документ) играет для организации примерно ту же роль, что и партитура для оркестра. Цель в обоих случаях одна – достижение слаженности действий отдельных исполнителей.
«Слаженность» применительно к процессу означает, что:. исполнители нацелены на достижение определенных результатов, совокупность которых, в свою очередь, приводит к достижению цели регламентируемого процесса;. действия исполнителей синхронизированы;. единство процесса не нарушается, когда управление переходит от работника к работнику и из подразделения в подразделение. Слаженность достигается, прежде всего, за счет единого для всех исполнителей поля понятий, согласованных требований к входам и выходам подпроцессов, временнoй или событийной синхронизации действий, доступности информации о ходе процесса. Регламент представляет собой свод правил принятия решений исполнителями в разных ситуациях.
При этом регламентирующие документы верхнего уровня содержат общие принципы, цели и границы принятия решений, в то время как документы нижнего уровня излагают готовые решения (или варианты готовых решений), выражающиеся в совокупности определенных действий. Это позволяет оптимизировать «интеллектуальную нагрузку», возлагаемую на исполнителей, избавляя их от обдумывания рутинных действий в пользу решения более сложных, нестандартных задач. По крайней мере, стандартизация поднимает средний уровень компетентности работников. Стандартизация действий способствует заметному ускорению, повышению качества и снижению стоимости процесса – достижению целей «бережливого производства» [1]. С правовой точки зрения регламент «легализует» горизонтальные взаимодействия подразделений и/или работников организации, чем существенно облегчает управление организацией. Действительно, в организации, при отсутствии регламентов сквозных процессов, доступен только один способ взаимодействия между работниками разных подразделений – через руководителей: работник-инициатор пишет служебную записку своему руководителю, тот, завизировав ее, направляет своему руководителю и так до тех пор, пока инициатива не достигнет того руководителя, в чьем прямом подчинении находятся все подразделения и работники, которые должны совместно выполнить инициированную работу. Если же локальный нормативный акт устанавливает возможность и определяет порядок прямого взаимодействия подразделений, то «посредничество» руководителей разных уровней становится необязательным.
Регламентированный процесс обеспечивает получение информации о достигнутых результатах (в том числе и промежуточных) и о ходе процесса. А это значит, что регламентация обеспечивает информационную поддержку управления, понимаемого по А. Файлою: «предвидение – организация – распоряжение – координирование – контроль» [42].
В том числе, регламент помогает сравнительному анализу (бенчмаркингу) и внутреннему аудиту процесса. Регламент процесса – важная составляющая интеллектуального капитала организации. Регламентированный процесс допускает тиражирование, анализ и совершенствование, облегчает привлечение и обучение персонала. Наличие регламента служит доказательством прозрачности работы организации, а потому дает реальный вклад в капитализацию организации. По словам С.
Никанорова, «способ действия организации является более высокой ценностью, чем ее текущие цели» [23]. Однако, регламентация процессов, особенно не очень качественная, несет определенные затраты и риски (ср.
[38]):. необходимы затраты как на разработку, так и на поддержание актуальности регламентирующей документации;. чрезмерная регламентация снижает гибкость бизнеса: сказанное слово – серебро, не сказанное – золото;.
концентрация в одном месте управленческих ноу-хау организации может способствовать их утечке;. внедрение регламентов может вызвать сопротивление, так как далеко не всякая регламентация желанна работникам – многие из них держатся в организации только за счет активного участия в создании и поддержании хаоса. Организация, «пронизанная» регламентами, представляет собой жесткое, но весьма хрупкое образование. Любое внешнее воздействие, изменяющее условия и цели деятельности организации, приводит к необходимости пересмотра значительной части регламентной базы. Любые изменения в коллективе организации, требующие перераспределения обязанностей, также критически сказываются на целостности системы регламентов. Организация же, свободная от каких-либо принципов, а тем более от официальных регламентирующих документов, несет дополнительные издержки на управление, связанные с необходимостью доведения решений до исполнителей, объяснением им методов работы и контролем их деятельности. Отсюда следует, что должен существовать некий оптимальный уровень регламентации деятельности организации.
Из сказанного можно заключить, что регламентации подлежат:. процессы, регламентировать которые необходимо в силу действующего законодательства 2 ;. часто повторяющиеся, типовые процессы 3 ;. процессы с большим количеством участников и/или обрабатываемых объектов, в том числе, связанные с формированием и обработкой большого объема информации;. дорогостоящие процессы;. процессы, важные для клиентов;. процессы, нуждающиеся в повышении прозрачности.
Следует заметить, что масштабность или сложность процесса сами по себе не могут служить однозначными критериями необходимости регламентации. Правильнее говорить о рисках, причиной которых служит отсутствие четких правил выполнения процесса. Так, во многих компаниях используются «тревожные папки» – сборники типовых действий при различных инцидентах.
Как правило, описываемые там процессы несложны, но скорость и точность их выполнения критичны для живучести 4 организации. В организациях, как правило, регламентируются процессы, связанные с:. обслуживанием клиентов, развитием отношений с клиентами;. обеспечением организации необходимыми ресурсами: управление платежами, управление договорами с поставщиками и подрядчиками, бюджетирование, управление персоналом, управление основным оборудованием;.
обеспечением жизнедеятельности самой организации: обеспечение безопасности, документооборот, работа органов управления и контроля. Гораздо реже, к сожалению, регламентируются процессы, связанные с развитием организации. Если предприятие сертифицируется на соответствие каким-либо стандартам, подразумевающим наличие регламентированных процессов (ISO, OHSAS, SA и т. ), то состав таких процессов определяется напрямую требованиями этих стандартов или сложившейся практикой их внедрения.
В договорах обычно регламентируются процедуры направления и согласования заказов, выполнения заказов, приема-передачи результатов выполнения заказов (товаров, работ, услуг), оплаты выполненных заказов, обратной связи, корректировки объемов и цен, расследования инцидентов, предоставления отчетности, взаимного контроля и т. В качестве отправной точки для регламентации организация может использовать референтные модели процессов. Примерами таких моделей для видов деятельности внутри организации могут служить разработки Supply Chain Operations Reference-model (SCOR) и Design Chain Operations Reference-model (DCOR), выполненные сообществом Supply-Chain Council 5. или модели для предприятий различных отраслей, выполненные компанией IDS Scheer и поставляемые пользователям пакета моделирования процессов ARIS. 3.
Структура регламента. Перечисленные выше цели регламента позволяют определить лишь самые общие требования к структуре документа:.